El registro civil es la herramienta legal fundamental que comprueba la situación jurídica de una persona dentro de la sociedad y la familia, determinando su capacidad para asumir derechos y obligaciones. Este documento es indivisible, imprescriptible e indisponible.
Tradicionalmente un proceso que requería desplazamiento, la obtención de copias del registro civil ha experimentado un cambio revolucionario.
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En un evento celebrado en Barranquilla, el entonces registrador nacional del Estado Civil, Alexander Vega Rocha, oficializó el nuevo registro civil digital.
Vega Rocha destacó que esta iniciativa, sumada a la cédula digital, convierte a Colombia en el único país del mundo con ambos documentos de identificación en formato digital, reforzando la seguridad en los ecosistemas virtuales.
El proceso de digitalización para lanzar esta plataforma tomó tres años, tiempo durante el cual miles de funcionarios se dedicaron a procesar y digitalizar más de 74 millones de registros físicos de nacimiento, matrimonio y defunción.
Este avance tecnológico busca agilizar los trámites, permitiendo a los colombianos obtener una copia inmediata del documento y eliminando la necesidad de desplazarse a notarías, cancillerías o registradurías para obtener copias físicas, un beneficio significativo para los connacionales que residen fuera del país.
Tipos de registros en Colombia y su función
En Colombia existen tres tipos de registro civil:
- Registro civil de nacimiento: Con el que la persona inicia su vida jurídica.
- Registro civil de matrimonio: Documento que legaliza la unión ante el Estado.
- Registro civil de defunción: Acredita el fallecimiento de un individuo.
El registro civil de nacimiento, en particular, debe inscribir una amplia gama de hechos y actos relacionados con el estado civil de las personas, incluyendo nacimientos ocurridos en el territorio nacional o en el extranjero (hijos de padres colombianos).
También se inscriben reconocimientos de hijos extramatrimoniales, adopciones, matrimonios, divorcios, cambios de nombre y declaraciones de presunción de muerte, entre otros.
Este documento es solicitado frecuentemente en trámites administrativos y judiciales donde se requiere acreditar el estado civil o el parentesco, además de ser necesario para actos como el matrimonio o la salida del país de menores de edad.
Cómo obtener la copia digital de los registros civiles en Colombia
Desde que se activó esta herramienta, los ciudadanos pueden descargar la copia de su registro civil siguiendo unos pasos sencillos a través de la página web de la Registraduría:
- Acceder al sitio web del Registro Civil en línea de la Registraduría Nacional del Estado Civil https://rcenlinea.registraduria.gov.co/ o https://www.registraduria.gov.co, seleccionando 'Servicios a la ciudadanía' y luego 'Registro del estado civil digital').
- Crear o iniciar sesión con usuario y contraseña.
- Seleccionar la opción de solicitar el documento.
- Elegir el tipo de registro que se desea consultar.
- Ingresar el número único de identificación personal (NUIP) o serial del registro, y diligenciar el nombre completo del titular.
- Efectuar el pago, cuyo costo es de $17.000. El pago puede realizarse a través de PSE, consignación bancaria, o por medio de Efecty, SuperGiros, 472 y Matrix Giros o Servicios SAS.
- Tras la confirmación del pago, la copia del registro civil se puede descargar desde la plataforma o se recibirá en el correo electrónico registrado.
Es importante notar que, según las normas jurídicas sobre identificación en el país, esta copia digital del registro civil tiene una vigencia de tres meses.
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Aunque el estado civil se considera un asunto de naturaleza pública y las copias suelen ser entregadas a cualquier persona, existen importantes excepciones relacionadas con la protección de la intimidad y la información sensible:
- Menores de edad: Si el registro corresponde a un niño, niña o adolescente, la expedición debe ser autorizada por sus padres o representantes legales, o solicitada por las autoridades competentes.
- Información sensible: Si el documento contiene datos catalogados como sensibles (como procesos de adopción, la corrección del componente sexo, la inscripción de personas intersexuales o la causa de la defunción), solo podrá ser expedido al titular, sus causahabientes, representantes legales, entidades públicas en ejercicio de funciones, por orden judicial o a terceros autorizados por la ley o el titular.
En el caso de utilizar servicios de gestión documental privados para registros de menores o con información sensible, se requiere firmar una autorización donde el solicitante declara bajo la gravedad de juramento ser el representante legal o el titular, ya que la suplantación de identidad es un delito tipificado en el Artículo 296 del Código Penal.